Vratislav Holub In einer Zeit, in der wir soziale Distanzierung wahren und dennoch eng zusammenarbeiten müssen, spielen moderne Technologien eine Schlüsselrolle. Je besser die IT-Teams eines Unternehmens diesen Übergang bewältigen können, desto mehr können sie Mitarbeitern und Kollegen helfen, sich sicher und unterstützt zu fühlen. Western Digital präsentiert acht Tipps für Ihre IT-Teams.
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Pavel Jelic Als vorläufige Maßnahme im Rahmen der Corona-Krise raten immer mehr Unternehmen, Betriebe, aber auch die Regierungen einzelner Länder dazu, von zu Hause aus zu arbeiten oder sogar direkt zu empfehlen. IT-Teams stehen nun vor der Aufgabe, diesen Übergang zu vollziehen und Datensysteme, mobile Computergeräte und Anwendungen unter den neuen Bedingungen zu sichern. Sie stehen vor der Herausforderung, dafür zu sorgen, dass sich Mitarbeiter und Kollegen auch bei der Arbeit von zu Hause aus sicher verbunden und voll produktiv fühlen. Wir haben einige Tipps unserer eigenen IT-Teams zusammengestellt, die bei diesen Änderungen helfen und für einen erfolgreicheren Arbeitsablauf sorgen können.
Zögern Sie nicht. Beginnen Sie noch heute (buchstäblich sofort)
Die meisten Unternehmen und Firmen haben bereits einen Teil ihrer Belegschaft in ihre häusliche Umgebung verlagert. Aber wenn es nur ein kleiner Teil ist, müssen Sie sich auf ein ganz anderes Szenario einstellen, wenn Hunderte oder Tausende von Menschen gleichzeitig Remote-Verbindungen zu virtuellen Systemen benötigen. Wenn Ihr Unternehmen die Arbeit von zu Hause aus noch nicht oder nur teilweise eingeführt hat, nutzen Sie diese Zeit, um sich auf die mögliche Situation vorzubereiten, dass die meisten Mitarbeiter von entfernten Standorten aus auf Anwendungen und Daten zugreifen müssen. Wenn Sie Ihrer Dateninfrastruktur immer einen Schritt voraus sind und im Voraus Anleitung und Dokumentation zur Verfügung haben, können Sie in diesen kritischen Zeiten einen reibungslosen Übergang zu einer neuen Arbeitsweise in Ihrem Unternehmen gewährleisten.
Testen Sie bis zum ersten Fehler
Testen Sie Ihre Systeme, um Leistung, Zuverlässigkeit und Skalierbarkeit sicherzustellen. Testet Anwendungen und Hardware-Infrastruktur auf maximale Auslastung. Prüfen Sie, wie viele Verbindungen Ihr VPN verarbeiten kann. Und schicken Sie das IT-Team zu einem Versuch, von zu Hause aus zu arbeiten. Finden Sie heraus, wo es Lücken und Schwachstellen beim Remote-Arbeiten geben kann. Es ist viel besser herauszufinden, was beim Testen kaputt geht, als wenn sich die Mitarbeiter voll und ganz auf das System verlassen. Informieren Sie sich also vorab, wo die Schwachstellen liegen und beheben Sie diese umgehend.
Fördern Sie die richtige Option aus der Vielzahl an Kommunikations- und Sicherheitstools
Es gibt unzählige Apps für virtuelle Meetings, Briefings, Dokumentenfreigabe, Projekterstellung und andere Verwaltungstools, und es ist wahrscheinlich, dass die Mitarbeiter Ihres Unternehmens heute mehr als eine verwenden (autorisiert oder nicht). Jetzt ist es an der Zeit, die offiziellen Tools und Apps durchzusetzen, die Mitarbeiter verwenden sollten. Achten Sie auf die Anzahl der Lizenzen und stellen Sie Anweisungen (verfügbar und gemeinsam genutzt) zur Installation und Verwendung der ausgewählten Anwendungen zusammen.
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Machen Sie sich bereit für ununterbrochene Überwachung und Support rund um die Uhr
Bei jeder neuen Situation müssen Sie die Infrastruktur sorgfältig überwachen und in der Lage sein, in Echtzeit auf Ausfälle zu reagieren. Seien Sie darauf vorbereitet, IT-Support umfassender und zu unterschiedlichen Tageszeiten bereitzustellen.
Legen Sie eine Richtlinie für die Nutzung von Laptops, Peripheriegeräten und den Zugang zu Diensten fest
Sie müssen Richtlinien und Regelungen festlegen, wie Ihr Unternehmen Mitarbeiter im Homeoffice mit Hilfsmitteln wie Internetzugang und technischer Ausstattung unterstützen kann. Sie sollten Antworten auf die folgenden Fragen erhalten:
- Wie viele Mitarbeiter benötigen einen Laptop, um von zu Hause aus zu arbeiten? Wie viele Laptops können Sie bereitstellen?
- Zahlt das Unternehmen Internetverbindung und Telefongespräche?
- Was ist, wenn jemand keine oder keine ausreichende Internetverbindung hat?
- Wie ist der Ansatz und die Anleitung zur Bestellung von Peripheriegeräten wie Tastaturen, Monitoren, Headsets usw.?
Erstellen Sie praktische (und zugängliche) Dokumentation
Je mehr Sie die Remote-Mitarbeiter dabei unterstützen können, die richtigen Tools zu verwenden, desto mehr wirken Sie sich auf die Produktivität des Unternehmens, aber auch auf die positive Stimmung im Unternehmen aus. Bereiten Sie die richtigen Unterlagen und Ressourcen vor, damit alle besser arbeiten können – sowohl Mitarbeiter, die jetzt von zu Hause aus arbeiten, als auch Ihr eigenes IT-Team. Stellen Sie sicher, dass Sie einen übersichtlichen Ort schaffen, an dem Mitarbeiter Anweisungen und Anleitungen zur Installation ausgewählter Anwendungen und Tools finden und wo diese Anwendungen zu finden sind. Nehmen Sie sich außerdem einen Moment Zeit, um sicherzustellen, dass alle Ihre Dokumente, Dateien und Kontozugriffe für alle Systeme allen wichtigen Mitgliedern Ihres IT-Teams zur Verfügung stehen.
Wiederholen
Jetzt ist auch ein guter Zeitpunkt herauszufinden, was in Ihren Arbeitsabläufen noch automatisiert werden kann. Insbesondere Fragen, die an den technischen Support gerichtet sind. Sie werden auf viele ähnliche Fragen stoßen, und Tools wie KI-Chatbots helfen dabei, den Druck auf Ihr IT-Team zu verringern. Alles, was automatisiert werden kann, gibt Ihrem Team die Möglichkeit, komplexere Aufgaben zu übernehmen
Gemeinsam können wir ein besseres Home Office schaffen
Tipps und Ratschläge, wie Sie eine Arbeitsecke einrichten, Ihre Arbeitsfläche organisieren, mit Ihrer Familie in Gemeinschaftsräumen zusammenarbeiten oder Pausen und Ausfallzeiten einplanen – selbst dann müssen Sie möglicherweise Ihren Kollegen dabei helfen, maximale Produktivität zu erreichen und dabei sicher zu sein von zu Hause aus verbunden. Nutzen Sie vielfältige Kommunikationsmittel – Tutorials, Erfahrungsaustausch, gemeinsame Arbeitstreffen – und helfen Sie dabei, Wege zu finden, um in der virtuellen Umgebung effizienter zu sein und noch besser vernetzt zu sein. Sie können virtuelle Dienste für eine etwas persönlichere Helpdesk-Kommunikation anbieten und einen Raum für informelle Diskussionen außerhalb der Arbeit schaffen. Seien Sie kreativ.
Technologie spielt mittlerweile eine Schlüsselrolle. Es ist notwendig, den Menschen zu helfen, in einer Zeit, in der wir soziale Isolation aufrechterhalten müssen, miteinander in Kontakt zu bleiben. Diese unerwarteten Veränderungen stellen eine Herausforderung sowohl für die IT-Infrastruktur als auch für die Arbeitsmoral der Mitarbeiter dar. Besser funktionierende IT-Teams können wesentlich zu einer erfolgreichen Veränderung in der Kommunikation beitragen. Je mehr IT-Teams helfen, desto stärker werden die unterstützenden Mitarbeiter ein positives Engagement verspüren und aufrechterhalten. Wir möchten unseren IT-Teams für ihre harte Arbeit, Innovation und Geduld während dieser Änderung danken. Und an die Leser: Bleiben Sie gesund, kommunizieren Sie so viel wie möglich und denken Sie daran: Machen Sie weiter!
