Ondrej Holzman Vielen zufolge ist E-Mail ein veraltetes Kommunikationsmittel, doch niemand kann es loswerden und nutzt es täglich. Allerdings liegt das Problem möglicherweise nicht in E-Mails als solchen, obwohl viele sicherlich anderer Meinung sind, sondern in der Art und Weise, wie wir sie nutzen und verwalten. Ich nutze die Mailbox-Anwendung seit über einem Monat und kann ohne Qual sagen: Die Nutzung von E-Mails ist viel angenehmer und vor allem effizienter geworden.
Vorweg muss gesagt werden, dass Mailbox keine Revolution ist. Das Entwicklerteam, das Dropbox aufgrund des Erfolgs kurz nach der Veröffentlichung der Anwendung kaufte (damals nur für das iPhone und mit langer Warteliste), baute lediglich einen modernen E-Mail-Client, der bekannte Funktionen und Vorgehensweisen aus anderen Anwendungen vereint , wird aber in E-Mails oft völlig vernachlässigt. Aber bis vor ein paar Wochen machte es für mich keinen Sinn, Mailbox zu nutzen. Es existierte lange Zeit nur auf dem iPhone und es machte keinen Sinn, elektronische Nachrichten auf dem iPhone völlig anders zu verwalten als auf dem Mac.
Im August kam jedoch endlich die Desktop-Version von Mailbox, vorerst mit einem Aufkleber Beta, aber es ist auch so zuverlässig, dass es meinen bisherigen E-Mail-Manager sofort ersetzt hat: Mail von Apple. Natürlich habe ich im Laufe der Jahre auch andere Alternativen ausprobiert, aber früher oder später greife ich immer wieder auf die System-App zurück. Die anderen boten darüber hinaus meist nichts Wesentliches oder Bahnbrechendes.
E-Mails anders verwalten
Um Mailbox zu verstehen, müssen Sie etwas Grundlegendes tun, und zwar beginnen, E-Mail auf andere Weise zu nutzen. Die Basis von Mailbox besteht darin, nach dem Vorbild gängiger Aufgabenbücher und Zeitmanagementmethoden den sogenannten Inbox Zero zu erreichen, also einen Zustand, in dem Sie keine E-Mails mehr in Ihrem Posteingang haben.
Persönlich bin ich mit weniger Bedenken an diese Methode herangegangen, da ich es nie gewohnt war, ein sauberes E-Mail-Postfach zu haben, im Gegenteil, ich habe regelmäßig Hunderte von empfangenen Nachrichten durchgesehen, meist unsortiert. Wie ich jedoch herausgefunden habe, macht Inbox Zero bei richtiger Umsetzung nicht nur zwischen Aufgaben, sondern auch in E-Mails Sinn. Mailbox ist eng mit Aufgaben verbunden – jede Nachricht ist eigentlich eine Aufgabe, die Sie erledigen müssen. Solange Sie nichts dagegen unternehmen, wird es in Ihrem Posteingang „aufleuchten“ und Ihre Aufmerksamkeit erfordern, selbst wenn Sie es lesen.
Sie können mit der Nachricht insgesamt vier Aktionen durchführen: archivieren, löschen, auf unbestimmte Zeit/unbegrenzt verschieben, in den entsprechenden Ordner verschieben. Nur wenn Sie einen dieser Schritte anwenden, verschwindet die Nachricht aus dem Posteingang. Es ist einfach, aber sehr effektiv. Eine ähnliche E-Mail-Verwaltung ließe sich durchaus auch ohne Mailbox praktizieren, allerdings ist damit alles an eine ähnliche Handhabung angepasst und es gilt, ein paar Gesten zu erlernen.
E-Mail-Posteingang als Aufgabenliste
Alle eingehenden E-Mails landen im Posteingang, der in Mailbox zu einer Übergabestation wird. Sie können die Nachricht lesen, aber das bedeutet nicht, dass sie in diesem Moment den Punkt verliert, der auf eine ungelesene Nachricht hinweist, und dass sie in Dutzende anderer E-Mails passt. Der Posteingang sollte möglichst wenige Nachrichten enthalten und auf neue Nachrichten warten, ohne sich beim Empfang durch alte, bereits gelöste „Fälle“ wühlen zu müssen.
Sobald eine neue E-Mail eintrifft, muss diese bearbeitet werden. Mailbox bietet verschiedene Verfahren, die grundlegendsten sehen jedoch ungefähr so aus. Eine E-Mail geht ein, Sie antworten darauf und archivieren sie anschließend. Archivieren bedeutet, dass die E-Mails in den Archivordner verschoben werden, der eigentlich eine Art zweiter Posteingang mit allen E-Mails ist, die jedoch bereits gefiltert sind. Im Hauptposteingang können Sie die Nachricht nicht nur archivieren, sondern auch sofort löschen. Anschließend wird sie in den Papierkorb verschoben, wo Sie dann beispielsweise nicht mehr über die Suche darauf zugreifen können Sie möchten dies nicht ausdrücklich tun und werden somit nicht mehr mit unnötiger E-Mail belästigt.
Aber was Mailbox zu einem so effektiven Tool zur E-Mail-Verwaltung macht, sind die beiden anderen Optionen zur Bearbeitung von Nachrichten im Posteingang. Sie können die Nachricht um drei Stunden, für den Abend, für den nächsten Tag, für das Wochenende oder für die nächste Woche verschieben – in diesem Moment verschwindet die Nachricht aus dem Posteingang, um nach der ausgewählten Zeit wieder als „neu“ darin aufzutauchen . In der Zwischenzeit befindet es sich in einem speziellen Ordner „Verschobene Nachrichten“. Das Schlummern ist besonders nützlich, wenn Sie beispielsweise nicht sofort auf eine E-Mail antworten können oder später darauf zurückkommen müssen.
Sie können neue Nachrichten verschieben, aber auch solche, auf die Sie bereits geantwortet haben. In diesem Moment ersetzt Mailbox die Rolle des Task-Managers und es liegt an Ihnen, wie Sie seine Optionen nutzen. Ich persönlich habe mehrmals versucht, den Mail-Client mit meiner eigenen Aufgabenliste (in meinem Fall Dinge) zu verbinden, aber die Lösung war nie ideal. (Auf dem Mac kann man verschiedene Skripte verwenden, auf iOS hat man aber keine Chance.) Gleichzeitig sind E-Mails oft direkt mit einzelnen Aufgaben verknüpft, zu deren Erfüllung ich die jeweilige Nachricht finden, entweder beantworten oder beantworten musste Sein Inhalt.
Obwohl Mailbox nicht über die Möglichkeit verfügt, einen E-Mail-Client mit einer Aufgabenliste zu verknüpfen, erstellt es zumindest eine aus sich selbst. Verschobene Nachrichten werden Sie in Ihrem Posteingang daran erinnern, als wären sie Aufgaben auf einer To-Do-Liste. Sie müssen nur lernen, mit ihnen umzugehen.
Und schließlich bietet Mailbox auch die klassische „Ablage“ an. Anstatt zu archivieren, können Sie jede Nachricht oder Konversation in einem beliebigen Ordner speichern, um sie später schnell wiederzufinden, oder Sie können verwandte Konversationen an einem Ort speichern.
Einfach zu steuern wie das A und O
Kontrolle ist der Schlüssel zur einfachen und effizienten Durchführung der oben genannten Verfahren. Die grundlegende Oberfläche von Mailbox unterscheidet sich nicht von etablierten E-Mail-Clients: der linke Bereich mit einer Liste einzelner Ordner, der mittlere Bereich mit einer Liste von Nachrichten und der rechte Bereich mit den Konversationen selbst. Die Rede ist natürlich vom Mac, aber auch auf dem iPhone ist Mailbox nicht sonderlich fehl am Platz. Der Unterschied liegt vor allem in der Steuerung – während man in anderen Anwendungen einfach überall hinklickt oder Tastaturkürzel verwendet, setzt Mailbox auf Einfachheit und Intuitivität in Form von „Wisch“-Gesten.
Ebenso wichtig ist, dass das Wischen mit dem Finger über die Nachricht auch auf Computer übertragen wird, wo es mit MacBook-Touchpads eine ebenso komfortable Lösung ist. Das ist beispielsweise der Unterschied zu Mail.app, wo Apple zumindest in der iOS-Version bereits damit begonnen hat, ähnliche Prinzipien anzuwenden, auf dem Mac handelt es sich jedoch immer noch um eine umständliche Anwendung mit alten Mechanismen.
Ziehen Sie eine Nachricht im Postfach von links nach rechts. Es erscheint ein grüner Pfeil, der auf die Archivierung hinweist. In diesem Moment lassen Sie die Nachricht los und sie wird automatisch in das Archiv verschoben. Wenn Sie etwas weiter ziehen, erscheint ein rotes Kreuz, das die Nachricht in den Papierkorb verschiebt. Wenn Sie in die entgegengesetzte Richtung ziehen, erhalten Sie entweder ein Menü zum Zurückstellen der Nachricht oder zum Ablegen in den ausgewählten Ordner. Wenn Sie außerdem regelmäßig E-Mails erhalten, die Sie nicht unter der Woche, sondern nur am Wochenende bearbeiten möchten, können Sie deren automatische Verschiebung in der Mailbox einstellen. Die sogenannte Für beliebige Nachrichten können „Swiping“-Regeln zum automatischen Archivieren, Löschen oder Speichern festgelegt werden.
Kraft in den kleinen Dingen
Anstelle komplexer Lösungen bietet Mailbox eine einfache und saubere Umgebung, die nicht durch unnötige Elemente ablenkt, sondern den Benutzer in erster Linie auf den Nachrichteninhalt selbst konzentriert. Zudem entsteht durch die Art und Weise der Nachrichtenerstellung das Gefühl, dass man sich gar nicht erst im Mail-Client befindet, sondern klassische Nachrichten verschickt. Dieses Gefühl wird durch die Nutzung von Mailbox auf dem iPhone besonders verstärkt.
Schließlich ist die Nutzung von Mailbox in Verbindung mit einem iPhone und einem Mac unglaublich effektiv, da kein Client mit der Anwendung von Dropbox mithalten kann, insbesondere was die Geschwindigkeit betrifft. Mailbox lädt nicht wie Mail.app komplette Nachrichten herunter, die es dann in immer größeren Mengen speichert, sondern lädt nur die unbedingt notwendigen Teile der Texte herunter und der Rest verbleibt auf den Servern von Google oder Apple1. Dies garantiert maximale Geschwindigkeit beim Herunterladen neuer Nachrichten, weshalb es in Mailbox keine Schaltfläche zum Aktualisieren des Posteingangs gibt. Die Anwendung hält ständigen Kontakt mit dem Server und übermittelt die Nachricht sofort an das Postfach.
Auch die Synchronisierung zwischen iPhone und Mac funktioniert ebenso zuverlässig und äußerst schnell, was Sie beispielsweise an Entwürfen erkennen. Sie schreiben eine Nachricht auf Ihrem Mac und setzen sie im Handumdrehen auf Ihrem iPhone fort. Entwürfe werden von Mailbox sehr geschickt gehandhabt – sie erscheinen nicht als separate Nachrichten im Ordner „Entwürfe“, sondern verhalten sich als Teil bereits bestehender Konversationen. Wenn Sie also mit dem Schreiben einer Antwort auf Ihrem Mac beginnen, bleibt diese dort, auch wenn Sie Ihren Computer schließen, und Sie können mit dem Schreiben auf Ihrem iPhone fortfahren. Öffnen Sie einfach das Gespräch. Ein kleiner Nachteil besteht darin, dass solche Entwürfe nur zwischen Postfächern funktionieren. Wenn Sie also von irgendwo anders auf das Postfach zugreifen, werden Ihnen die Entwürfe nicht angezeigt.
Es gibt immer noch Hindernisse
Mailbox ist nicht für jeden eine Lösung. Viele mögen mit dem Prinzip von Inbox Zero nicht vertraut sein, aber wer es praktiziert, etwa beim Verwalten von Aufgaben, wird Mailbox vielleicht schnell mögen. Die Einführung der Mac-Version war der Schlüssel zur Benutzerfreundlichkeit der Anwendung. Ohne sie wäre es nicht sinnvoll, Mailbox nur auf dem iPhone und/oder iPad zu verwenden. Darüber hinaus ist die Mac-Version seit dem geschlossenen Betatest mehrere Wochen lang für die breite Öffentlichkeit zugänglich, obwohl sie immer noch den Beta-Namen trägt.
Dadurch kann es gelegentlich zu Fehlern in der Anwendung kommen, auch die Qualität und Zuverlässigkeit der Suche in alten Nachrichten ist schlechter, allerdings arbeiten die Entwickler angeblich intensiv daran. Um das Archiv zu durchsuchen, musste ich manchmal die Gmail-Weboberfläche aufrufen, da in Mailbox nicht einmal alle E-Mails heruntergeladen waren.
Beim Starten von Mailbox selbst, das derzeit nur Gmail und iCloud unterstützt, werden viele jedoch ein grundsätzliches Problem feststellen. Wenn Sie Exchange für E-Mails verwenden, haben Sie Pech, auch wenn Ihnen Mailbox besser gefällt. Wie bei einigen anderen E-Mail-Clients besteht jedoch keine Gefahr, dass Dropbox seine Anwendung aufgibt und nicht mehr weiterentwickelt, im Gegenteil, wir können uns eher auf die Weiterentwicklung von Mailbox freuen, die eine angenehmere Verwaltung verspricht von ansonsten unbeliebten E-Mails.
- Auf Google- oder Apple-Servern, da Mailbox derzeit nur Gmail- und iCloud-Konten unterstützt. ↩
Äh. Bis es Exchange kann, ist es für mich nutzlos.
Ich benutze es täglich und bin sehr zufrieden.
Es stimmt jedoch, dass ich für die Suche immer entweder den nativen Mail-Client oder die Gmail-Weboberfläche einschalte, da Mailbox in dieser Hinsicht (hoffentlich noch) ziemlich unzuverlässig ist.
Manchmal wird auch der PDF-Anhang falsch angezeigt, z. B. bei der Česká Spořitelna wird die Zahlungsbestätigung im PDF-Format automatisch als Volltext im E-Mail-Text angezeigt und die E-Mail erscheint auch ohne Anhang.
Ansonsten hat er mir aber wunderbar dabei geholfen, den Stapel an E-Mails, die ich über xx Jahre angesammelt habe, zu sortieren, sodass ich zufrieden bin. Auch die Verknüpfung mehrerer Konten funktioniert hervorragend.
Ich verwende es auch auf dem iPad/iPhone und warte auf Exchange, also vorerst Airmail Beta auf dem Mac, was ich wärmstens empfehlen kann.
Aufgrund dieser Einschränkung bei Gmail ist es leider etwas nutzlos, wenn Sie Unternehmensmails verwenden ...
Ich habe eine Frage, ist es möglich, Mails (auch manuell) in verschiedene Ordner zu sortieren, d.h. z.B. nach Adressaten oder manuell erstellten Ordnern?
Wenn nicht, kennt jemand eines?
Ich beschäftige mich hauptsächlich mit der iOS-Umgebung.
Danke
Ja, mit Filtern. Sie erstellen Postfächer mit den Namen der Empfänger und/oder Gruppen und verwenden Filter, wobei Sie Parameter für jeden zusätzlichen Filter eingeben. Anschließend werden E-Mails an die gewünschte Stelle gesendet und automatisch sortiert.
Es tut mir leid, dass ich einen Fehler gemacht habe. Ich habe vergessen zu erwähnen, dass mir Gmail und iCloud nicht ausreichen.
Ich hätte gerne etwas Universelles. Ich habe es mit Boxer versucht und er schafft es nicht.
Ich denke, die Filter in Mail.app auf dem Mac können auf jedes Postfach angewendet werden. Sie werden jedoch nur ausgeführt, wenn die Anwendung gestartet und E-Mails geladen werden (sie werden nicht auf dem Server ausgeführt).
Nicht nur wegen Exchange bleibe ich beim System Mail und dem MailHub-Add-on – das Add-on hilft deutlich beim Sortieren und Organisieren von Nachrichten und kann sogar eine Erinnerung für eine bestimmte Nachricht setzen. Tatsächlich kann es die hier beschriebenen Funktionen und noch mehr. Tatsächlich muss ich noch ein Add-on finden, das E-Mail-Anhänge getrennt vom Nachrichtentext anzeigt und die Möglichkeit bietet, Word- und Excel-Dokumente direkt im Client-Fenster zu öffnen und den Inhalt zu kopieren (wie es bei MS der Fall ist). Outlook) und ich hätte nichts, was ich in Mail vermissen würde :-)
Gibt es nicht etwas Ähnliches wie MailHub für iOS?
Der Anfang mit dieser App war für mich eher umständlich. Aber als wir die E-Mails in kurzer Zeit sortieren konnten, macht mir diese App langsam Spaß.
Es stört mich nur, dass ich während Odes meine anderen E-Mails, die ich Gmail zugewiesen habe, nicht einrichten kann.
sehr langsam auf dem iPhone 4 (iOS 7). Im Gegensatz dazu ist die klassische Mail.app superschnell. Also bin ich wieder auf den Klassiker zurückgegriffen, der auf das System abgestimmt ist.
Gibt es eine Möglichkeit, mit markierten E-Mails von Mail.app in Mailbox zu arbeiten? Für mich wäre es nützlich, eine Synchronisierung mit einem relativ neuen Ordner zu erreichen, um die markierte Rolle zu reparieren. Im aktuellen Workflow sortiere ich E-Mails nach markiert und zuletzt
Es scheint mir, dass die App ziemlich viel Akku frisst (ip5s mit ios7). Hat jemand eine ähnliche Erfahrung?
Warum sehe ich 2700 E-Mails über dem Symbol? Kann die App nicht zwischen gelesen und ungelesen unterscheiden?
Dies ist das Inbox-Zero-Prinzip. Eine Nachricht gilt erst dann als gelöst, wenn sie in das Archiv verschoben wird. Es macht keinen Sinn, zwischen gelesenen und ungelesenen Nachrichten zu unterscheiden, sondern nur die Nachrichten im Posteingang zu zählen.
Ich benutze die App seit etwa einem Monat und meine anfängliche Begeisterung verwandelt sich allmählich in Enttäuschung. Die Idee ist großartig, aber die App ist immer noch ziemlich unaufgefordert. Folgendes stört mich besonders: Wenn es viele E-Mails gibt, ist es auf dem iPhone 4s mit iOS 7.1 unglaublich langsam, wenn ich in einem Thread mit vielen Konversationen auf eine Nachricht klicke, beginnt es zufällig irgendwo zu scrollen in der Mitte des Textes, und ich kann auf dem iPad Air keine Anhänge anhängen (nach dem Klicken auf die entsprechende Schaltfläche passiert nichts). Der Höhepunkt heute war, als ich meine E-Mail auf dem iPhone bearbeitete, sie im Entwurf speicherte, nach einiger Zeit auf dem iPad darauf zurückkam, mit dem Schreiben fertig war, sie verschickte und dann feststellte, dass der Entwurf ohne weitere Bearbeitungen gesendet worden war. Ich bin mir jedoch ziemlich sicher, dass ich die gesamte Nachricht gesendet habe. Daher suche ich nach einer bewährten Alternative. Hat jemand ein ähnliches Problem gelöst?