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Ist OmniFocus die beste GTD-App? Teil 2 – Mac OS X

Peter Binder
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Im zweiten Teil der OmniFocus-Reihe, der sich auf die Getting Things Done-Methode konzentriert, wir machen mit dem ersten Teil weiter und wir werden uns auf die Version für Mac OS X konzentrieren. Sie erschien Anfang 2008 und begann die erfolgreiche Reise dieser Anwendung bei den Benutzern.

Ich denke, wenn OmniFocus potenzielle Benutzer abschreckt, könnte es der Preis und die Grafik sein. Was die Mac-Anwendung betrifft, wird sich der Benutzer bei den ersten Schritten sicherlich mehrmals fragen, warum sie so aussieht. Doch der Schein kann täuschen.

Im Gegensatz zur iPhone-Version kann man auf dem Mac fast alles anpassen, sei es die Farbe des Hintergrunds, die Schriftart oder die Symbole auf dem Panel. Somit kann alles, was Sie stört, mit hoher Wahrscheinlichkeit an Ihr Image angepasst werden. Und ich bin sicher, dass Sie den scheinbar hohen Kaufpreis nach einigen Tagen der Nutzung nicht bereuen werden. Wenn Sie mit der iPhone-Version vertraut sind, werden Sie wirklich überrascht sein, was die Mac-Version kann.

Nach der Installation der Anwendung sehen Sie im linken Bereich nur zwei Elemente, das erste ist Posteingang und der zweite Bibliothek. Posteingang ist wieder ein klassischer Posteingang, in den Benutzer ihre Notizen, Ideen, Aufgaben usw. übertragen. Um einen Eintrag im Posteingang zu speichern, müssen Sie nur den Text ausfüllen, den Rest können Sie für eine spätere, detailliertere Bearbeitung aufheben.

Neben Text direkt in OmniFocus können Sie auch Dateien von Ihrem Mac, markierten Text aus einem Internetbrowser usw. zum Posteingang hinzufügen. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Text und wählen Sie die Option aus An Posteingang senden.

Bibliothek ist eine Bibliothek aller Projekte und Ordner. Nach der endgültigen Bearbeitung wird jedes Element vom Posteingang in die Bibliothek verschoben. Ordner mit Projekten lassen sich ganz einfach erstellen. Der Benutzer kann eine Reihe von Tastaturkürzeln verwenden, die ihm die Arbeit in der Anwendung erheblich erleichtern. Z.B. Durch Drücken der Eingabetaste wird immer ein neues Element erstellt, sei es ein Projekt oder Aufgaben innerhalb eines Projekts. Anschließend wechseln Sie über die Registerkarte zwischen den auszufüllenden Feldern (Informationen zum Projekt, Kontext, Fälligkeit usw.). Sie können also ein Projekt mit zehn Aufgaben erstellen und es dauert wirklich nur ein paar Minuten oder ein paar Sekunden.

Posteingang und Bibliothek sind im sogenannten enthalten Perspectives (wir finden hier Posteingang, Projekte, Kontexte, Fällig, Markiert, Abgeschlossen), bei dem es sich um eine Art Menü handelt, in dem sich der Benutzer am häufigsten bewegt. Die einzelnen Elemente dieses Angebots finden Sie an den ersten Stellen des oberen Panels. Projekte ist eine Liste aller Projekte inklusive einzelner Schritte. Kontexte sind Kategorien, die zur besseren Orientierung und Sortierung von Artikeln dienen.

Zwei bezeichnet die Zeit, auf die sich die gegebenen Aufgaben beziehen. Gekennzeichnet ist wieder eine klassische Markierung, die zur Hervorhebung verwendet wird. Bewertung Wir werden unten und das letzte Element besprechen Perspectives ist eine Liste erledigter Aufgaben bzw Abgeschlossene Verkäufe.

Beim Betrachten von OmniFocus könnte der Benutzer auch den Eindruck gewinnen, dass die Anwendung unübersichtlich ist und viele Funktionen bietet, die er nicht nutzt. Bei näherer Betrachtung werden Sie jedoch vom Gegenteil überzeugt sein.

Was mir persönlich am meisten Angst machte, war der offensichtliche Mangel an Transparenz. Ich habe bereits mehrere GTD-Tools ausprobiert und der Wechsel von einem zum anderen ist definitiv nicht angenehm. Ich hatte Angst, dass ich, nachdem ich alle Projekte, Aufgaben usw. auf das neue Tool übertragen habe, feststellen würde, dass es nicht zu mir passt und ich alle Elemente erneut übertragen muss.

Meine Befürchtungen waren jedoch unbegründet. Nachdem Sie Ordner, Projekte und Einzelaktionslisten (eine Liste von Aufgaben, die zu keinem Projekt gehören) erstellt haben, können Sie alle Daten in OmniFocus auf zwei Arten anzeigen. Es ist das sogenannte Planungsmodus a Kontextmodus.

Planungsmodus ist die Anzeige von Elementen in Bezug auf Projekte (B. wenn Sie „Alle Aktionen“ für iPhone-Projekte auswählen). In der linken Spalte sehen Sie alle Ordner, Projekte, Einzelaktionsblätter und im „Haupt“-Fenster einzelne Aufgaben.

Kontextmodus, wie der Name schon sagt, besteht darin, Elemente in Bezug auf Kontexte anzuzeigen (wiederum). B. wenn Sie „Alle Aktionen“ in Kontexten auf dem iPhone auswählen). In der linken Spalte finden Sie nun eine Liste aller Kontexte und im „Haupt“-Fenster alle nach Kategorien sortierten Aufgaben.

Die obere Blende dient zudem der besseren Orientierung in der Anwendung. Wie die meisten Dinge in OmniFocus können Sie es nach Belieben bearbeiten – Symbole hinzufügen, entfernen usw. Eine nützliche Funktion, die sich standardmäßig im Bedienfeld befindet, ist Bewertung (ansonsten in Perspektiven/Rezensionen zu finden) wird zur besseren Bewertung von Elementen verwendet. Diese sind in „Gruppen“ sortiert: Rezension heute, Rezension morgen, Rezension innerhalb der nächsten Woche, Rezension innerhalb des nächsten Monats.

Sie markieren einzelne Elemente, nachdem Sie sie bewertet haben Mark bewertet und sie werden automatisch zu Ihrem verschoben Überprüfen Sie innerhalb des nächsten Monats. Diese Funktion kann auch für Benutzer nützlich sein, die nicht regelmäßig Bewertungen lesen. Wenn OmniFocus Ihnen einige Aufgaben anzeigt, z Überprüfen Sie noch heute, also gehen Sie sie durch und klicken als Mark bewertet, dann gehen sie zu „innerhalb des nächsten Monats auswerten“.

Eine weitere Panel-Angelegenheit, die wir im Ansichtsmenü finden können, ist Setzen Sie mit Achtsamkeit . Sie wählen ein Projekt aus und klicken auf eine Schaltfläche Setzen Sie mit Achtsamkeit und das „Haupt“-Fenster wird nur für dieses Projekt gefiltert, einschließlich der einzelnen Schritte. Anschließend können Sie sich voll und ganz auf die Durchführung dieser Tätigkeiten konzentrieren.

Auch das Anzeigen von Aufgaben in OmniFocus ist sehr flexibel. Es hängt nur vom Benutzer ab, wie er die Sortierung, Gruppierung und Filterung nach Status, Verfügbarkeit, Zeit oder Projekten einrichtet. Dadurch können Sie die Anzahl der angezeigten Artikel ganz einfach reduzieren. Zu dieser Flexibilität tragen auch Optionen direkt in den Anwendungseinstellungen bei, wo wir unter anderem das bereits erwähnte Erscheinungsbild (Schriftfarben, Hintergrund, Schriftstile usw.) einstellen können.

OmniFocus erstellt seine eigenen Backups. Wenn Sie die Synchronisierung beispielsweise mit Ihrem iPhone nicht nutzen, müssen Sie sich keine Sorgen über den Verlust Ihrer Daten machen. Sie können das Backup-Erstellungsintervall beim Schließen auf einmal täglich, zweimal täglich festlegen.

Neben der Synchronisierung mit iOS-Geräten, die ich im ersten Teil der Serie besprochen habe, kann OmniFocus für Mac auch Daten an iCal übertragen. Ich jubelte, als ich diese Funktion sah. Nach dem Ausprobieren habe ich herausgefunden, dass die Elemente mit dem eingestellten Datum in iCal nicht zu einzelnen Tagen hinzugefügt werden, sondern „nur“ in iCal zu Elementen, aber vielleicht werden die Entwickler daran arbeiten, wenn es in ihrer Macht steht.

Die Vorteile der Mac-Version sind enorm. Der Nutzer kann die gesamte Anwendung an seine Bedürfnisse, Wünsche und auch je nachdem, in welchem ​​Umfang er die GTD-Methode nutzt, anpassen. Nicht jeder nutzt diese Methode zu 100 %, aber es ist erwiesen, dass es von Vorteil ist, wenn Sie nur einen Teil verwenden, und OmniFocus kann Ihnen dabei helfen.

Der Übersichtlichkeit halber werden unterschiedliche Einstellungen bzw. zwei Anzeigemodi verwendet, mit denen Sie die Artikel nach Projekten und Kategorien sortieren können. Es bietet intuitive Bewegung in der Anwendung. Aber dieser Glaube wird nur so lange Bestand haben, bis Sie herausfinden, wie diese Software funktioniert.

Eigenschaften Bewertung Hilft Ihnen bei Ihrer Auswertung, haben Sie mehrere Möglichkeiten, bestimmte Aufgaben herauszufiltern. Nutzung der Option Setzen Sie mit Achtsamkeit Sie können sich nur auf ein bestimmtes Projekt konzentrieren, das Ihnen in diesem Moment wichtig ist.

Was die Mängel und Nachteile angeht, ist mir bisher nichts aufgefallen, was mich stört oder in dieser Version fehlt. Vielleicht optimieren Sie einfach die Synchronisierung mit iCal, wenn die Elemente von OmniFocus dem angegebenen Datum zugewiesen werden. Der Preis könnte als möglicher Nachteil angesehen werden, aber das bleibt jedem von uns selbst überlassen und ob sich die Investition lohnt.

Für diejenigen unter Ihnen, die die Mac-Version haben und noch nicht wissen, wie man sie verwendet, empfehle ich, sich die Video-Tutorials direkt von The Omni Group anzusehen. Dabei handelt es sich um hervorragend gemeisterte umfangreiche Lehrvideos, mit deren Hilfe Sie die Grundlagen und fortgeschritteneren Techniken von OmniFocus erlernen.

Ist OmniFocus für Mac also die beste GTD-App? Meiner Meinung nach definitiv ja, es ist funktional, übersichtlich, flexibel und sehr effektiv. Es hat alles, was eine perfekte Produktivitäts-App haben sollte.

Wir sollten später in diesem Jahr auch OmniFocus 2 sehen, das von der iPad-Version inspiriert ist, also können wir uns auf jeden Fall auf eine Menge freuen.

Link zu Video-Tutorials 
Link zum Mac App Store – 62,99 €
Teil 1 der OmniFocus-Reihe
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