Vratislav Holub Das Ausstellen von Rechnungen und diversen Dokumenten ist ein fester Bestandteil der Geschäftswelt. Diese Pflicht gilt praktisch für jeden – egal, ob Sie selbstständig sind oder ein eigenes Unternehmen haben. In diesem Fall wissen Sie wahrscheinlich sehr gut, wie die Ausstellung von Rechnungen, Zahlungsaufforderungen, Bestellungen, Einkommensdokumenten usw. tatsächlich abläuft. Damit verbunden ist auch eine eher grundsätzliche Frage, die sich praktisch jeder irgendwann einmal stellen muss. Wie lässt sich das Dokumentenproblem gezielt lösen und möglichst viel Arbeit einsparen?
Seitdem diese Aufgaben beispielsweise in Excel gelöst wurden, sind bereits mehrere Jahre vergangen. Heute wird eine viel freundlichere und vor allem einfachere Lösung angeboten. Konkret meinen wir eine Webanwendung Vyfakturuj.cz, das als perfekte Lösung für Selbstständige und Unternehmen profiliert wird. Auf den ersten Blick besticht es durch seine Einfachheit und umfangreichen Möglichkeiten. Aber ist es das überhaupt wert? Genau deshalb beleuchten wir diese Lösung in unserem Testbericht. Wie auch immer, wir müssen gleich zu Beginn zugeben, dass es definitiv etwas zu bieten hat.
Über Vyfakturuj.cz
Lassen Sie uns zunächst kurz erwähnen, was Vyfakturuj.cz tatsächlich kann und wie es in der Geschäftswelt helfen kann. Wie bereits erwähnt, sind die Zeiten, in denen Rechnungen und andere Dokumente in Excel verarbeitet wurden, (glücklicherweise) lange vorbei. Diese Webanwendung ist eine deutlich fortschrittlichere Alternative. Mit seiner Hilfe können wir Rechnungen aller Art direkt online ausstellen und in Sekundenschnelle versandfertig bereitstellen. Konkret kann er Ihnen von den genannten Rechnungen weiterhelfen (automatische) Zahlungsaufforderungen, Proforma-Rechnungen, Anzahlungsrechnungen oder Bestellungen, bis hin zu Kosten.
Darüber hinaus beschleunigt die Ausstellung selbst die Verzeichnissuche von Kontakten oder Unternehmen, die für uns Kunden oder Lieferanten sind, erheblich. Mit den Konnektivitätsoptionen und der Gesamtautomatisierung geht das Ganze noch einen Schritt weiter, worauf wir weiter unten eingehen. Den Überblick über alle ausgestellten Dokumente haben wir dann direkt in der Bewerbung, wo auch eine praktische und einfache Übersicht geboten wird. Das möchte ich persönlich hervorheben. Die Übersicht in Form einer Grafik zeigt deutlich, wie es uns im Geschäft geht, und vergleicht auch die erzielten Ergebnisse mit dem Vorjahr. So sehen wir sofort, ob wir uns im Vergleich zum letzten oder vorletzten Jahr verbessert haben.
Ausstellung von Dokumenten
Wie oben erwähnt, können wir mit Hilfe von Vyfakturuj.cz (nicht nur) Rechnungen einfach und schnell direkt online ausstellen. Die Webanwendung löst diese Aufgabe im wahrsten Sinne des Wortes perfekt. Mit nur wenigen Klicks sind wir praktisch fertig. Sie müssen lediglich auswählen, welches Dokument Sie ausstellen möchten, einen Kunden/Lieferanten aus dem Verzeichnis auswählen, die erforderlichen Informationen eingeben und Ihre Auswahl bestätigen. Selbstverständlich können Sie auch für die Rechnungen selbst eine Zahlungsart wählen. In diesem Fall wird eine klassische Banküberweisung, Barzahlung oder Nachnahme angeboten. Im umfangreichen Angebot finden wir jedoch weiterhin PayPal, Kredit, verschiedene Zahlungsgateways und sogar Bitcoin.
Natürlich ist alles klar und schnell, genau das, was Unternehmer brauchen. Gleichzeitig müssen wir uns nicht um das Speichern oder Aufbewahren von Dokumenten kümmern. Alle Daten bleiben direkt in der Webanwendung sicher, sodass wir jederzeit und von überall darauf zugreifen können. Wie wir bereits angedeutet haben, geht es bei der Lösung nicht nur um Rechnungen, sondern auch um eine Reihe anderer Dokumente. Einige davon haben wir oben bereits erwähnt. Dabei handelt es sich insbesondere um eine Rechnung, eine Zahlungsaufforderung, eine Pro-forma-Rechnung, eine Anzahlungsrechnung, eine Bestellung, einen Korrekturbeleg, einen Einkommensbeleg und einen Steuerbeleg.
Hervorheben möchte ich auch die Möglichkeit sogenannter regelmäßiger Rechnungen, die automatisch in einem vordefinierten Intervall wiederholt werden. Dies ist eine großartige Lösung für eine langfristige Zusammenarbeit. Wir müssen nur einmal die erforderlichen Daten eingeben, das Intervall festlegen und fertig. Hinsichtlich der verfügbaren Unterlagen fehlt lediglich die Möglichkeit, ein Preisangebot zu erstellen. Nun, zumindest für den Moment. Nach Angaben der Entwickler wird an dieser Option bereits gearbeitet. Im Finale können wir auch das Design unserer Dokumente individuell anpassen und beispielsweise das Motiv, das Logo oder andere Details ändern.
Anschluss- und Automatisierungsmöglichkeiten
Wie wir oben bereits angedeutet haben, endet es nicht mit der bloßen Ausstellung von Dokumenten und deren Aufbewahrung. Vyfakturuj.cz geht noch einen Schritt weiter. In diesem Zusammenhang spielt die Möglichkeit der Anbindung an eine Bank und andere eine ganz entscheidende Rolle, was die Anwendung gerade in eine so vorteilhafte Position bringt. Wir können in der Webanwendung bis zu 12 Banken mit unserem Konto verbinden – konkret ein bestimmtes Konto für Geschäftstätigkeit – und damit die Möglichkeit, eingehende Zahlungen abzugleichen. Dadurch wird der gesamte Prozess praktisch automatisch gelöst.
Sobald wir eine Rechnung mit der Zahlungsart Banküberweisung ausstellen, stellt die Anwendung selbständig fest, ob und wann die Rückerstattung erfolgt ist. Damit fällt möglicherweise auch die letzte Aufgabe weg, mit der wir sonst „Zeit verschwenden“ müssten. Neben vollständigen Übersichten prüft Vyfakturuj.cz auch, ob ausgestellte Dokumente erstattet werden.
Neben dem Bankkonto kann das Profil in Vyfakturuj.cz auch mit einem bestimmten E-Shop verknüpft werden. Hätte ich einen E-Shop auf WooCommerce oder PrestaShop aufgebaut, würde es mir genügen, das entsprechende Plugin zu installieren, das dann die komplette Kopplung übernimmt. So etwas bringt eine beispiellose Automatisierung ins Geschäft. Unternehmer müssen sich nicht mehr mit der Bearbeitung von Rechnungen, der Überwachung ihrer Erstattungen und Ähnlichem herumschlagen – die Anwendung kann alles zuverlässig erledigen. Darüber hinaus kann es auch mit Zahlungsgateways (ComGate, GoPay, ThePay, PayPal usw.) und anderen Diensten (Česká pošta, SimpleShop, EET, Make usw.) verbunden werden.
Datenexport und -import
Alle Dokumente an einem Ort und im Überblick zu haben, ist auf jeden Fall ein Pluspunkt. Andererseits benötigen wir sie ab und zu auch woanders, weshalb es äußerst wichtig ist, sie einfach exportieren zu können. Zum Glück wurde auch das nicht vergessen. Als Teil von Vyfakturuj.cz können wir problemlos einzelne/alle Rechnungen sowie Dokumente für die Mehrwertsteuer und Prüfberichte exportieren. Erwähnenswert sind auch die allgemein umfangreichen Möglichkeiten. Wir können Daten beispielsweise in ein herkömmliches PDF oder in die Buchhaltungsprogramme Pohoda, Money S3 oder Premier in den Formaten CSV, JSON und XML exportieren.
Gleiches gilt für den Datenimport. Dies ist praktisch, wenn wir beispielsweise von einer anderen Lösung zu Vyfakturuj.cz wechseln würden. Schließlich besteht auch die Möglichkeit, eigene CSV-Dateien zu importieren und die Daten sofort zu übertragen.
Tarife: Wie viel kostet Vyfakturuj.cz?
Die Webanwendung Vyfakturuj.cz ist in mehreren Tarifen erhältlich, die sich in ihrem Umfang unterscheiden. Letztlich kommt es auf jeden Unternehmer und seine Bedürfnisse an, nach denen er entscheiden kann, welche Variante am besten zu ihm passt. Sie können auch alles kostenlos ausprobieren. Für den ersten Monat wird das beste Profil angeboten PROFI. Auch im Free-Plan ist der Service völlig kostenlos verfügbar FREE. Es verfügt jedoch über relativ begrenzte Optionen und ermöglicht dem Benutzer, maximal 5 Unternehmen in Rechnung zu stellen. Gleichzeitig fehlt die Möglichkeit, Aufträge zu erteilen, Daten in Buchhaltungsprogramme zu exportieren und vieles mehr.
Im Gegenteil: Mit dem bereits erwähnten Tarif wird das volle Potenzial ausgeschöpft PROFI, der 590 CZK pro Monat kostet. In diesem Fall können Sie sogar bis zu drei Geschäftseinheiten unter einem Konto haben. Auch für weniger anspruchsvolle Nutzer wird ein Tarif angeboten IDEAL. Dieses ist übrigens das beliebteste und bietet in Sachen Preis/Leistung alles, was man sich als Unternehmer wünschen kann. Es gewährleistet eine vollständige Automatisierung und kostet nur 249 CZK pro Monat, was angesichts seiner Leistungsfähigkeit ein großartiger Preis ist.
Die letzte Option ist das Programm MINI für 149 CZK pro Monat. Ganz kurz kann man sagen, dass dieser Tarif ohne Einschränkungen für die Rechnungsstellung genutzt wird. Andererseits mangelt es im Bereich der oben genannten Automatisierung, es kann keine Zahlungen mit Zahlungsgateways abgleichen und es werden auch keine Dokumente für Umsatzsteuererklärungen oder Prüfberichte exportiert. Einen Tarifvergleich finden Sie hier.
Zusammenfassung
Wenn Sie ein Unternehmen betreiben – sei es als Selbstständiger oder über ein Unternehmen – dann können wir Ihnen die Lösung von Vyfakturuj.cz nur empfehlen. Es handelt sich um ein umfassendes Tool zur vollständigen Verwaltung von Rechnungen und anderen Dokumenten, mit dem Sie Ihre Arbeit erheblich erleichtern und darüber hinaus automatisieren können. Letztendlich kommt es natürlich auf die Bedürfnisse jedes einzelnen Nutzers und damit auch auf den gewählten Tarif an. Generell lässt sich aber sagen, dass es sich auf jeden Fall lohnt.
Wenn wir zu den Möglichkeiten zur Ausstellung verschiedener Dokumente auch regelmäßige Rechnungen, automatische Erinnerungen oder die Möglichkeit der Zuordnung von Zahlungen zu einem Bankkonto oder Zahlungsgateway hinzufügen, erhalten wir eine erstklassige Lösung, die Sie garantiert nicht im Stich lässt. Unterstrichen wird das Ganze noch durch einen hervorragenden Kundensupport. Aus diesem Grund bewerten wir Vyfakturuj.cz mit der vollen Punktzahl.
