Jiří Filip Werbebotschaft: Das aktuelle Angebot auf dem Markt für Managementsysteme für Kleinunternehmen ist wirklich groß. Gleichzeitig ist die Wahl der richtigen Software eine wirklich wichtige Entscheidung. Schließlich möchten Sie nicht in ein paar Wochen feststellen, dass Sie eine falsche Wahl getroffen haben, auf eine andere Anwendung umsteigen und das gesamte Team von Anfang an schulen. Wie navigieren Sie also durch den überfüllten Markt und wählen Software aus, die mit Ihnen wächst und gleichzeitig mit den neuesten Trends Schritt hält?
Lesen Sie unsere Tipps, wie Sie das beste System für Ihr Unternehmen auswählen und welche Anforderungen eine Informationssoftware erfüllen sollte.
Warum ein Managementsystem für kleine Unternehmen verwenden?
Es gibt viele Gründe, warum ein Unternehmen Unternehmenssoftware verwenden sollte. Nicht nur bei großen Unternehmen, bei denen es eine Selbstverständlichkeit ist, die Organisation über das gesamte Unternehmen und alle Teams hinweg aufrechtzuerhalten. Aber auch für kleine Unternehmen, bei denen ein solches betriebswirtschaftliches Tool ein wirkungsvolles Instrument zur Verbesserung von Unternehmensabläufen sein kann. Dies führt langfristig zu einer Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit und des Erfolgs des Unternehmens.
Vielleicht befinden Sie sich in einer Situation, in der Ihr Unternehmen bereits einige Tools verwendet ... eines für die Rechnungsstellung, eines für die Kommunikation, Sie verwalten den Cashflow in Excel, im anderen Excel haben Sie eine Kundenliste, einen Kalender, Kontoauszüge und den Rest auf Papier . Wenn Ihnen diese Lösung etwas chaotisch erscheint, dann suchen Sie nach einem umfassenderen System, das die meisten Ihrer betriebswirtschaftlichen Anforderungen an einem Ort abdeckt.
Die Hauptgründe, warum auch kleine Unternehmen ein Unternehmensmanagementsystem implementieren sollten:
- Effizienz und Produktivität verbessern: Wirksam Unternehmensinformationssystem ermöglicht die Automatisierung von Prozessen, die Reduzierung von Fehlern bei der manuellen Dateneingabe oder dem Kopieren und eine erhebliche Zeitersparnis. Dies führt zu einer verbesserten Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter und steigert die Unternehmensleistung.
- Besseres Zeitmanagement: Ein Unternehmensmanagementsystem erleichtert die Planung und Organisation von Zeit, Aufgaben und Projekten, sodass sich die Mitarbeiter mehr auf ihre Arbeit konzentrieren und Stress reduzieren können.
- Effizienterer Informationsaustausch und -verwaltung: Ein Managementinformationssystem hilft bei der Verwaltung von Daten und Informationen und ermöglicht einen besseren Zugriff und Austausch von Daten zwischen verschiedenen Abteilungen und Mitarbeitern. Dies führt zu einer verbesserten Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern, zudem haben Sie alle wichtigen Dokumente an einem Ort und das hektische Durchsuchen von Unterlagen entfällt.
- Genauere und schnellere Entscheidungsfindung: Das Managementsystem des Unternehmens liefert Echtzeitinformationen über den Status der Projekte und Aktivitäten des Unternehmens und ermöglicht so eine schnellere und fundiertere Entscheidungsfindung.
- Kostenreduzierung:Ein Informationssystem für Kleinunternehmen ermöglicht eine bessere Planung und Kontrolle von Einnahmen und Ausgaben und hilft dabei, Bereiche zu identifizieren, in denen Kosten gesenkt werden können.
Auf welche Funktionen sollte man in einem Unternehmensmanagementsystem achten?
Automatisierung
Ein Unternehmensverwaltungssystem sollte die Automatisierung sich wiederholender Prozesse oder einfacher Aktivitäten ermöglichen, um Fehler und Zeitverschwendung bei sich wiederholenden Aufgaben zu minimieren. Automatisierung kann Dazu gehören beispielsweise wiederkehrende Rechnungen, Zahlungserinnerungen, automatischer E-Mail-Versand und Berichtserstellung oder Aufgaben oder Projekte aus Vorlagen erstellen. Auf diese Weise können die Belastung der Mitarbeiter verringert, Fehler reduziert und die Arbeitseffizienz verbessert werden.
Cloud-Datenspeicherung
Der Einsatz von Cloud-Datenspeichern kann einen einfacheren und sichereren Datenaustausch innerhalb des Unternehmens ermöglichen, alles ist übersichtlich an einem Ort. Es ermöglicht zudem den Zugriff auf Daten von jedem Ort und zu jeder Zeit, was die Arbeitseffizienz steigert und einen schnellen Informationsaustausch ermöglicht. Auch die Cloud-Datenspeicherung wird von allen Unternehmen geschätzt, in denen Teammitglieder beispielsweise im Homeoffice arbeiten.
Aufgabenmanagement
Eine Unternehmensverwaltungssoftware sollte eine einfache Verfolgung und Verwaltung von Aufgaben und deren Fristen ermöglichen. Hierzu kann es beispielsweise gehören, Aufgaben zu planen und zuzuweisen, den Status der Aufgabenerledigung zu verfolgen und Sie an ausstehende Aufgaben zu erinnern. Dank dessen können Teammitglieder Verteilen Sie die Arbeit effizienter, überwachen Sie ihre Arbeitsbelastung und erledigen Sie alle zugewiesenen Aufgaben pünktlich.
Projektmanagement
Das Managementsystem des Unternehmens sollte ein effektives Projektmanagement ermöglichen, einschließlich der Planung, Koordination und Überwachung des Projektfortschritts. Dazu gehören beispielsweise Budgetplanung, Effizienz und Rentabilität von Projekten. Ein solches System ermöglicht es dem Unternehmen, seine Projekte besser zu verwalten und bessere Ergebnisse und Gewinne zu erzielen.
Idealerweise sollte das gewählte Tool mehrere Möglichkeiten zur grafischen Darstellung von Projekten bieten, wie zum Beispiel Kanban-Boards, Gantt-Diagramme oder tabellarische Übersichten zur übersichtlichen Visualisierung von Projekten, Budgets, Aufgabenverteilung, Status und Fortschritt.
CRM
Unternehmenssoftware sollte auch Tools für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) umfassen. Dadurch kann das Unternehmen effektiver mit den Kunden kommunizieren und deren Anforderungen besser verwalten.
Wenn das System es Ihnen ermöglicht, CRM innerhalb einer einzigen Business-Management-Plattform mit anderen Prozessen wie Projektmanagement, Rechnungsstellung, Vertragsmanagement oder Cashflow-Planung in Einklang zu bringen, können Sie Ihre Kunden aus einer 360°-Perspektive betrachten.
Management der Arbeitsbelastung der Mitarbeiter
Die Funktion „Mitarbeiter-Auslastungsmanagement“ hilft Ihnen, die Arbeit effizienter auf die einzelnen Teammitglieder zu verteilen und so deren optimale Auslastung zu erreichen. Das betriebliche Informationssystem soll es ermöglichen, Zeit und Aufgaben so zu planen, dass sie gerecht verteilt werden und die Mitarbeiter entsprechend ihrer Fähigkeiten und Arbeitsleistung angemessen belastet werden. Gleichzeitig sollte es so sein Das System ist in der Lage, die Belastung zu überwachen und bei Bedarf eine passende Lösung anbieten, beispielsweise durch eine Neuverteilung von Aufgaben oder eine Erhöhung der Mitarbeiterzahl im jeweiligen Team. Es wird eine höhere Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit ermöglichen, was zum langfristigen Erfolg des Unternehmens beiträgt.
Tipps zur Auswahl der besten Software für kleine Unternehmen
Bei der Auswahl einer Software für kleine Unternehmen ist es wichtig, Ihre Bedürfnisse zu ermitteln und Ihr Budget zu berücksichtigen.
Berücksichtigen Sie auch die einfache Implementierung und Nutzung der Software, die Fähigkeit zur Integration mit anderen Systemen und Software, die mobile Anwendung und die Komplexität der Funktionen.
1. Identifizieren Sie Ihre Bedürfnisse:
Bevor Sie sich auf die Suche nach der richtigen Software machen, überlegen Sie, welche Funktionen und Features Sie für die Verwaltung Ihres Unternehmens benötigen.
Bedenken Sie, dass einige Software spezielle Funktionen für bestimmte Branchen bietet, während andere universell sind und an die Bedürfnisse verschiedener Branchen angepasst werden können.
2. Einfache Installation und Nutzung der Software:
Überlegen Sie, wie schnell Sie neue Software in Ihrem Unternehmen implementieren können und wie einfach sie zu bedienen ist.
Die Suche nach Software mit einer intuitiven Benutzeroberfläche und einfacher Einrichtung kann Zeit sparen und die Mitarbeiterschulung minimieren. Idealerweise stellt die Software Online-Tutorials und Schulungsvideos zur Verfügung, die Sie bei der Schulung unterstützen, oder bietet Beratungsgespräche an, bei denen Sie sich bei der Implementierung des Systems in Ihrem Unternehmen beraten lassen können.
3. Lösungen mit Finanzmanagement-Funktionalität:
Eine fortschrittlichere Softwarelösung mit Finanzmanagementfunktionen kann kleinen Unternehmen dabei helfen, Finanzvorgänge zu verfolgen und zu verwalten. Dadurch erhalten Sie einen Überblick über Einnahmen und Ausgaben in der aktuellen Zeit und in der nahen Zukunft oder die Erfüllung von Budgets. Sie können die Entwicklung des Cashflows für die kommenden Monate, die Rentabilität von Projekten und Schwachstellen, an denen im Unternehmen unnötig Geld abfließt, vorhersagen.
4. Möglichkeit der Integration mit anderen Systemen und Software:
Überlegen Sie, welche andere Software Sie verwenden und ob die neue Software kompatibel ist und sich problemlos in andere Systeme integrieren lässt. Eine zugängliche programmierbare Schnittstelle (API) ist daher von entscheidender Bedeutung. Make ist auch eine beliebte Integrationsplattform, die eine erweiterte Integration und Automatisierung ermöglicht.
Die Suche nach Software mit Datenimport- und -exportfunktionen kann Ihre Arbeit erleichtern und die manuelle Dateneingabe minimieren.
5. Berücksichtigen Sie Ihr Budget:
Berücksichtigen Sie bei der Auswahl der Software Ihr Budget und versuchen Sie, eine Lösung zu finden, die Ihren Anforderungen entspricht und für Ihr Unternehmen erschwinglich ist.
Seien Sie beim Angebotsvergleich vorsichtig und prüfen Sie, ob die zusätzlichen Funktionen den höheren Preis wert sind. Eine kostenlose Testversion sollte selbstverständlich sein.
6. Die mobile Anwendung umfasst:
Die Verfügbarkeit einer mobilen Version des Unternehmensverwaltungssystems ermöglicht es Ihnen und Ihren Mitarbeitern, auch unterwegs verbunden und reaktionsfähig zu bleiben, unabhängig vom aktuellen Standort und der aktuellen Ausrüstung. Dies ist besonders wichtig, wenn es um die Verwaltung hybrider und Remote-Teams und -Aktivitäten geht.
Bedenken Sie, dass die mobile Anwendung einfach zu bedienen und auf verschiedenen Betriebssystemen verfügbar sein sollte.
7. Umfangreiche Reporting-Funktionen:
Eine Softwarelösung mit umfassenden Reporting-Funktionen kann kleinen Unternehmen dabei helfen, Ihre Geschäftsleistung zu überwachen und zu analysieren sowie die Wirksamkeit Ihrer Aktivitäten, Projekte und Kampagnen zu überwachen, damit Sie flexibel auf sich abzeichnende Situationen reagieren können.
Idealerweise sind Sie Unternehmenssoftware liefert wertvolle Einblicke in Ihre finanzielle Leistung, Fortschritt von Projekten und Aufgaben, Kapazität und Auslastung der Mitarbeiter und vieles mehr. Darüber hinaus können Sie mit der fortschrittlichen Lösung eigene grafische Berichte erstellen und verschiedene Kriterien für die Datenaggregation und -sortierung festlegen.
8. Kommunikationsfunktion der Komponenten:
Die Suche nach Software mit Kommunikationsfunktionen wie Chat-Tools oder Dateifreigabe kann Unternehmen dabei helfen, die interne Kommunikation effektiv zu verwalten.
Auch die Suche nach Software, die sich in andere Kommunikationstools wie Videoanrufe integrieren lässt, kann für eine einfache Teamzusammenarbeit hilfreich sein.
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Als Kleinunternehmer haben wir viel zu bewältigen und es ist oft nicht einfach, alles unter einen Hut zu bringen. Die richtige Softwarelösung zur Verwaltung Ihres Unternehmens kann Ihnen einen großen Vorteil gegenüber Ihrer Konkurrenz verschaffen. Sie erhalten plötzlich einen Überblick – über Aufträge und Aufgaben und deren Fristen, Kunden und Kommunikation mit ihnen, Cashflow und die Auslastung einzelner Teammitglieder. Sie sparen viel Zeit bei sich wiederholenden Aufgaben mit geringem Mehrwert. Stattdessen können Sie Ihre Energie auf Innovationen und Lösungen konzentrieren, die Ihr Unternehmen voranbringen.
Autor: Caflou – All-in-One-Managementsystem für kleine und mittlere Unternehmen
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